Stævnerne i Shindenkan er noget vores medlemmer glæder sig rigtig meget til. Nogle fordi de skal gradueres og mange fordi det fællesskab og den stemning der er ved stævnerne altid er helt speciel. Et stævne er ikke noget der bliver stablet på benene en søndag formiddag, lige inden det hele skal afvikles. Der ligger meget arbejde bagved og der er mange mennesker involveret.
I mange år har stævnerne i Shindenkan kan kørt efter samme opskrift og med samme udfordringer og problematikker, som der ikke er ændret ret meget ved. I 2017 er det Shindenkans 50 års jubilæum og tid for fornyelse og forbedring. Dette gælder også for stævnerne. I 2016 begyndte det så småt med indhold og undervisning på stævnerne. Her havde Kimu Sensei skabt et helt nyt koncept som alle instruktørerne fik rigtig meget læring ud af. Nu er tiden så kommet til at rammerne omkring stævnerne også bliver udført igennem et nyt koncept, som Kimu Sensei har udviklet med det formål, at der skal en klar proces og en klar og konkret ansvarsfordeling til, for at det kan lade sig gøre.
I gennem de sidste ti års tid er alle de opgaver der ligger i den praktiske del af et stævne, nedskrevet i en håndbog og en plan. Det gælder alt lige fra modtagelse af deltagerne, hen over pausen med Shindenkans Venner, til det øjeblik hvor døren ind til hallen lukkes og låses. Det er nok ikke noget deltagerne lægger mærke til men der ligger et stort frivilligt arbejde bag ved. I hele denne proces, er der en stor mængde opgaver som alle sammen skal løses korrekt, for at et stævne kan afvikles i den rigtige Shindenkan ånd. Problemet er blot at hvis ikke der er 100% styr på alle opgaver og helt klar ledelse i alle opgaver, så kan det gå galt – husk på at en kæde er ikke stærkere end det svageste led og den praktiske udførelse af et stævne, er en lang sammenhængende kæde.
Så i 2017 skal det nye koncept være med til at styrke kæden og skabe klar og konkret ledelse i udførelsen af planen og dens opgaver. Som noget nyt bliver planen nu godkendt i 2 omgange. Først med de opgaver der skal være på det kommende stævne og dernæst med navne indført på opgaverne. Dette kræver planlægning i god tid, for hvem kommer egentlig til stævnet? Allerede her er vi nødt til at undersøge hvem har vi egentlig at arbejde med under stævnet og når vi nærmer os stævnet, skal vi have styr på om alle teammedlemmer er helt klar og om har de forstået opgaverne. Ledelse er ikke altid nemt men det er spændende og meget lærerigt.
Stævnehåndbogen er på mere end 50 sider og er delt op i beskrivelser af opgaver, tegninger, planer og checklister. Det er mange sider der skal læses igennem hvis man skal lede efter den opgave man skal være en del af. Sådan var det tidligere men i den nye udgave er der lavet en oversigt således at man kan se hvilket team man er en del af og hvilken opgave man skal udføre og hvem der er opgaveansvarlig. Dette giver overblik for den enkelte, for der er nemlig også en henvisning til hvilken side opgavebeskrivelsen står skrevet på.
Det var tydeligt at mærke undervejs i processen op til stævnet, at næsten alle involverede havde godt styr på deres opgave. Det gør også at skulle der komme ændringer lige op til stævnet, så er det lidt nemmere at ændre i planen og oversigten end det har været tidligere. Der kan altid komme ændringer og enkelte af opgaverne kan ikke færdiggøres rent planlægningsmæssigt, før end alle tilmeldinger er på plads – hvilket de først kommer 2 dage før stævne start 🙂
Men med klar proces, struktur og ledelse kan det lade sig gøre på en god og effektiv måde.
En af de største praktiske opgaver på et stævne er udlægning af måtter til Ukime træning. Der kommer heldigvis flere og flere medlemmer i Shindenkan og dermed også flere stævnedeltagere hvilket kræver god og struktureret planlægning mht. måttelægning. I det nye koncept for forårsstævnet havde Kimu Sensei skabt en lektionsplan som krævede at der blev arbejdet sammen som et solidt team. Der var indlagt 2 x ½ time til at få rammerne på plads mht. podie, roll-ups, stole, afkrydsningsopstilling mm. Det er ikke meget tid hvis det skulle foregå som tidligere, men med det nye set-up gik det rigtig godt. Faktisk var opsætningen så langt at den sidste halve time kunne bruges til finpudsning og lidt ændringer i opsætningen. Det eneste der faktisk manglede var måtterne 🙂
Måtterne skulle bruges til Ukime lektionen som skulle afvikles lige efter pausen. Dette gav teamet 20 minutter til at få lagt måtterne ud iht. en fastlagt plan. Dertil skal det tilføjes, at lige efter Ukime lektionen skulle den Nationale Kompetence Træning foregå og her skulle der også bruges måtter så planen skulle inkludere at nogle af måtterne skulle rykkes ind i et andet område, imens andre måtter skulle fjernes og lægges på plads efter Ukime lektionen.
Måtterne blev lagt iht. planen på lige under 10 minutter, hvilket skyldes at der var en klar plan og et teamwork der fungerede. Samtidig var der mange af deltagerne som hjalp til hvilket de skal have en kæmpe tak for. Da måtterne skulle væk igen tog det lidt ekstra tid en beregnet, idet mange af deltagerne gerne ville hjælpe så de skulle lige guides mht. hvilke måtter der skulle væk og hvilke der skulle blive.
I stævnepausen er der som altid plads til at Shindenkans Venner udføre en event hvor der bliver solgt kaffe og kage samt informeret og fremvist den fantastiske kollektion af Shindenbrands. Også her skal der planlægges, struktureres og laves en klar ansvarsfordeling. Alle de solgte kager kommer fra medlemmerne, som i dagene op til stævner bager kager til den helt store guldmedalje. Det er helt fantastisk hvor mange der også her gerne vil hjælpe, med at gøre dette til en fantastisk oplevelse. Og hvilke smagsoplevelser man kommer igennem hvis man får prøvesmagt alle kagerne 🙂
Shindenkans kollektion af Shindenbrands blev fremvist ud fra en helt ny opsætning og plan. Dette resulterede i at alle bestillingssedler var revet væk og bestillingerne blev i den grad sat i søen med det samme. Hvis ikke man fik en bestillingsseddel så er det bare at kontakte den lokale chefinstruktør og få information omkring bestilling den vej igennem.
Et stævne indeholder også en graduering og med mange deltagere er der også mange graduanter. Det er selvfølgelig noget alle glæder sig til og det er også en opgave der skal styres 100%. Der er mange navne og grader der skal holdes styr på men der er efterhånden blevet skabt nogle meget effektive værktøjer som hjælper med til at styre det hele. Men selv om værktøjerne hjælper så kræver det stadigvæk meget arbejde og mange gange må de ansvarlige personer tage fri fra arbejde for at få det hele på plads.
Det er altid spændende at se hvordan nye koncepter og forbedringer bliver modtaget og afviklet og ikke mindst resultatet af det. Der er ingen tvivl om at det nye praktiske stævne koncept virker og der er ingen tvivl om at resultatet har været effektivitet på mange områder. Det giver overskud og glæde hvilket mange af deltagerne og tilskuerne nok har bemærket.
Tak til Kimu Sensei for udviklingen og tak fordi vi som team får lov til at gøre Shindenkan stævnerne til en god oplevelse for alle.
