NB: Billederne er ikke fra selve stævnet men kun fra gradueringssessionen – men nyd de livsbekræftende billeder taget af David 🙂
Februar 2023 – foråret nærmede sig og dermed også Shindenkans forårsstævne, der i år løb af stablen lørdag d. 18. marts.
Et stævne der heldigvis ikke var lige så påvirket af COVID, som tidligere stævner – selvom der stadig altid leves efter Shindenkans værdier, herunder KISS – ”Keep It Simple and Safe” med afspritning, gulvvask m.m.
Nu skulle der gang i forberedelserne, så alt kunne forløbe som det skulle.
De fysiske rammer skulle afklares: Hvor mange deltagere forventes der, inden for hver TG (Team Gruppe), hvor mange tilskuere kan der forventes, og i denne tid også en afklaring af hvordan vi skal sikre at både deltagere og tilskuere kan holde varmen. Skolerne havde jo som bekendt sat temperaturen til 19 grader, hvilket hurtigt kan falde til 17-18 grader når dørene åbnes og lukkes under stævnet, hvor temperaturen udenfor kan risikere at være tæt på frysepunktet eller koldere.
Der blev forhørt hos netværket hvad der var af muligheder for at frembringe varmekanoner, der kunne sikre at temperaturen under stævneafviklingen var på det rigtige niveau.
Heldigvis var der opbakning fra flere sider, og der blev skaffet varmekanoner i stor stil.
Afstemning med Kimu Sensei, havde i forvejen fastslået at der ikke var behov for måtter og slagpuder – det nye koncept for forårsstævner skulle afprøves.
Alle potentielle stævnehjælpere blev kontaktet for at fastslå hvor stor en ”arbejdsstyrke” der var tilgængelig til forberedelse og gennemførelse, af alle de praktiske aktiviteter i forbindelse med stævnet.
Alle potentielle stævnehjælpere meldte positivt tilbage – FANTASTISK opbakning!
Der var mange praktiske opgaver der skulle varetages op til stævneafholdelse: Shindenkans Venner (kagebagere/kaffe/the og saft), ShindenBrandz, stole til tilskuerne, Roll-ups, tidsplan for hele stævneforløbet, plan for opstilling og nedtagning, og hele det store puslespil: Hvem gør hvad, hvordan og hvornår.
Det kræver at samarbejdet mellem alle stævnehjælpere fungerer optimalt – og det gjorde det, sikke et hold!
Så blev den første praktiske stævneplan udarbejdet og sendt til Kimu Sensei for afstemning og de første tilretninger i forhold til den plan Kimu Sensei lægger for gennemførelse af stævnet.
Det er altid spændende med den første tilbagemelding fra Kimu Sensei. Den sætter scenen for det videre forløb af planlægningen 🙂
Tilbagemeldingen fra Kimu Sensei kom hurtigt og med gode forslag og inspiration, der blev implementeret i planen, der blev godkendt af Kimu Sensei.
Planen blev gennemgået med hele hjælperteamet på et Teams møde, hvor de sidste spørgsmål og afklaringer blev klaret. Vi var klar til at gå i gang med det fysiske arbejde med opbygning af stævnet.
Fredag inden stævnet begyndte opstillingen til stævnet. Der blev hentet borde, podie, Roll-ups og alle de andre forskellige remedier der skulle bruges under stævnet.
Der blev vaske gulv, sat spritdispensere op, stillet varmekanoner op, sat informationssedler op, stillet stole op til tilskuerne, bygget podie op, opstillet lægetaske, hentet køkkengrej, gjort rent, og alle de andre planlagte aktiviteter blev udført igennem intense timer, hvor der virkelig blev gået til den!
Så var dagen for stævnet kommet. Alle stævnehjælpere mødte ind kl. 8:00, hvor vi havde én time til at få de sidste planlagte aktiviteter på plads. Varmekanonerne blev tændt som det første, for at sikre at vi fik en god temperatur i hallen, inden alle deltagere og tilskuer ankom. Alle roll-ups skulle op, flag skulle op på podiet, omklædningsrum og toiletter skulle låses op, køkkenet skulle gøres klart til Shindenkans venners kaffe/kage salg og ShindenBrandz udstilling skulle gøres klar.
Alt var færdigt på en halv time – kunne være dårlig planlægning, da vi jo kunne have sovet en halv time længere 🙂 Meeen, det er altid godt at have en lille buffer til uforudsete hændelser.
Så var der afstemningsmøde og morgenmad. Kimu Sensei gennemgik dagen og forventninger til forløbet. Vi fik sidste status på antal deltagere. Der er jo desværre altid en lille del der bliver syge, eller får fravær af andre årsager. Men alt i alt et fantastisk fremmøde. Mange nye medlemmer i de lokale klubber havde meldt sig til stævnet, hvilket jo også betyder at der er mange der ikke kender forløbet af Shindenkans stævner, og derfor kan have mange spørgsmål om de rent praktiske ting omkring stævnet. Det skulle stævnehjælperne jo også være klar til at håndtere.
Så begyndte deltagerne at strømme ind. De blev indskrevet og der var stor aktivitet og nysgerrighed specielt blandt alle de nye medlemmer, til det hele.
Stævnets forløb var delt ind i flere sessioner og mellem hver session var der aktivitet hos hjælperteamet.
Der skulle sælges kaffe/the/saft og kager. Der skulle informeres om ShindenBrandz. Der skulle være opmærksomhed på medlemmer eller tilskuere der havde spørgsmål. Ligesom der skulle holdes fokus på at der ikke uforvarende var nogen der tog kaffe eller kage m.m. med ind i hallen (ikke så lækkert at træde i spildt kage eller kaffe i bare tæerJ). Eller der var nogen der glemte at tage sko af når de kom tilbage til hallen. Alt forløb helt perfekt, og alle medlemmer og tilskuer var søde, og opmærksomme på de få henstillinger der var. Det gjorde det så meget sjovere og lettere at være en del af det fantastiske hjælperteam der hele tiden var i gang.
Efter stævneforløb og gradueringer skulle alle skrive under på gradueringer, og der blev stillet op i rækker, ved de borde der var sat op til de respektive klubbers medlemmer.
Og nu var aktiviteterne slut for deltagere og tilskuer, og alle kunne tage hjem og nyde resten af weekenden 🙂
Nåe nej, ikke alle 🙂
Efter stævnet skulle der jo tages ned, ryddes op og gøres rent, så vi kunne efterlade hallen i ”fin form” til de næste brugere.
Så de næste timer gik med at køre hele opsætninger ”baglæns”
En stor opgave for alle blev afsluttet på fineste manér, og vi kunne alle tage hjem til en god nats velfortjent søvn.
Efter stævnet, afholder hjælperteamet altid et møde for at evaluere forløbet og finde læringer fra stævnet:
Hvad gik godt?
Hvad kunne gøres bedre?
Var der noget der ikke behøver at blive gjort i fremtiden?
Var der noget der skulle gøre yderligere, i fremtiden?
og så videre
En god læreproces med mange værdifulde tilbagemeldinger og forslag, til elementer der kunne implementeres ved den praktiske del af de kommende stævner.
Tak for indsatsen til alle!
