På opfordring af alle Shindenkans medlemsskolers repræsentanter under den nationale generalforsamling i 2016, har Shindenkans SOPORG udvalg iværksat et nyt storstilet initiativ for, at imødekomme medlemsskolernes behov og ønsker.
Den digitale tidsalder har gjort verden lille og med alle de kontinuerlige nationale kompetenceaktiviteter, så opstår der nye venskaber og netværk på tværs af alle medlemsskolerne. Dette betyder at medlemmerne lystigt taler sammen og sammenligner de forskellige forhold i de lokale medlemsforeninger. Dette er lige i Shindenkans ånd og har medført en grundliggende ide, som er blevet sammenkædet med andre behov, hvor Shindenkan kan være “First Mover” i Danmark, Europe og Internationalt.
Som den eneste rigtige neutrale chefinstruktør i Shindenkan, og I hans funktion son leder af Shindenkans Kompetence- og Udviklingscenter, har Kimu Sensei samlet alle trådene og udarbejdet et sammenhængende koncept. Dette nye koncept, samler på kryds og tværs alle de forbedrings- og forandringstrin som er udrullet siden november 2015.
Dette samlede og sammenhængende konceptværktøj, skal nu præsenteres demokratisk i alle de medlemsvalgte ledelseslag fra nationalt til lokalt plan, hvor generalforsamlingerne er den øverste myndighed i Shindenkan jf. foreningsloven.
Denne artikel har funktionen som første information til alle Shindenkans medlemmer, FØR præsentationen på de lokale generalforsamlinger og bestyrelser, således vi kan nå, at tilpasse konceptværktøjet med eventuelle forbedringsforslag fra de lokale generalforsamlinger, før de nationale generalforsamlinger.
Alt dette vil foregå i perioden fra maj til juni måned, 2017. Denne artikel har også til formål og funktion, at være inspiration for andre demokratiske forbund og foreninger i Danmark, Europa og internationalt, som vi ofte har været før og er. Vi er meget stolte af, at vi har mere end 1000 års ubrudt historie i Japan og nu også 50 års historie i Danmark, som én af de første og stadig eksisterende kampsportssystemer etableret i Danmark og Europa.
Baggrund
Shindenkan har igennem knap 30 år, udviklet sig ekspotentielt gennem seks meget succesfulde strategiplaner med fokus på vækst, uddannelse, standardisering og tilpasning til de moderne kommunikationsplatforme på flere måder og niveauer. I perioden 2004-2016 er vi vokset med mere end 3.000 %! I hele denne periode har Shindenkan lavet en kæmpe satsning på at udvikle chefinstruktører, Instruktører og deres kompetencer således at alle skoler har et højt standard niveau i Yakami Shinsei-Ryu karate-do og ikke mindst, en kæmpe satsning på at forberede næste generation af Chefinstruktører og instruktører – med en dertil hørende investering både nationale og lokalt.
Satsning og problematik
Det er åbenlyst for alle i en lokalskole, såvel medlemmer som bestyrelsen, at chefinstruktører og instruktører er de afgørende bærende elementer for lokalskolen og at de er uundværlige for både drift og udvikling. Kort sagt – De er ildsjæle og uden dem eksisterede lokalskolen ikke.
Efter næsten 30 års intensiv oplysnings, informations- og kommunikationsarbejde lokalt som nationalt, stod Shindenkan stadig som så mange andre forbund og foreninger, overfor én særlig problematik. En problematik som altid har eksisteret at mange af vores utroligt veluddannede instruktører har det meget skidt med at skulle forsvare sig overfor medlemmerne, når de får eller bør få tilskud til deres lederkurser, kompetence kurser, pensum standardisering osv.
Alle foreningsledere indenfor alle sportsgrene har følt utaknemmeligheden på generalforsamlinger fra medlemmer, som aldrig kunne drømme om at løfte fingeren for andre end dem selv. Men som i demokratiets navn føler sig i sin ret til, at pege fingre af de frivillige og ulønnede kræfter og diktere dem, hvordan de skal udføre deres arbejde, selvom 99+% af de andre medlemmer er særdeles tilfredse.
I en total kompetenceafhængig organisation, hvor det tager mindst 8-12+ år at uddanne en kvalificeret instruktør til at lede begynderholdene, er det en katastrofe for den lokale forening, at miste en ung entusiastisk instruktør, som er blevet nedgjort og utiltalende svinet til på den lokale generalforsamling af en moden mand eller kvinde, eller gruppe, som oftest holder op lige efter generalforsamlingen, eller kort tid efter er at finde i en konkurrerende forening. I demokratiets navn er dette, desværre også, en del af hverdagen i mange foreninger med frivillige og ulønnede kræfter, ligesom det også er i Shindenkan.
Er det ikke på tide at nogen giver svar på tiltale? Det mener vi seriøst i Shindenkan og derfor handler vi også.
Samtidig har den lokale tilskudsstrukturer i Shindenkan skolerne været meget uens og ugennemsigtig samt uklar i forhold til det grundlag der udløser tilskud til lederuddannelse i lokalskolen.
Dette måtte der gøres noget ved! Det er jo ikke meningen at hovedbidragsyderne, som er totalt afgørende for en Shindenkan skoles eksistens, skal være en undskyldning for dem selv.
Sådan skal vi ikke behandle ledere i Shindenkan, som gør et kæmpe stykke frivillig og ulønnet stykke arbejde konstant.
Analyse og forståelsen
For at danne et samlet overblik over problematikkerne, satte Kimu Sensei tilskudsstrukturen på agendaen som topprioritet på lederudviklingsseminaret i november 2015 og det tog i alt 4 dage, med arbejde fra morgen til aften at samle overblikket.
Det blev hurtigt meget klart for Kimu Sensei at denne uklarhed og mangel på standardisering ville true den nationale Strat20 plan, og derfor tog Kimu Sensei initiativ til at skabe en ensartet, nationalt struktureret og transparent sæt af tilskudsregler med op til 50 % egenbetalingsdel, og på hvilket grundlag disse kan gives, – med det formål at det bliver ens for alle Shindenkan skoler. Med oplysning følger viden som der kan handles på.
Selvfølgelig afhængig af den enkelte Shindenkan skoles økonomi og udvikling, som incitament for bidragyderne. Du kan jo ikke pille håret af en skaldet mand.
På det første lederseminar i januar 2016, præsenterede Kimu Sensei et løsningsforslag for alle Chefinstruktørerne, i hans egenskab af at være den eneste neutrale og uafhængige chefinstruktør i Shindenkan.
Efter endnu 5 dages arbejde med løsningsforslaget, fra morgen til aften, foreslog Kimu Sensei, at Chefinstruktørerne skulle finpudse oplægget og præsentere dette for deres instruktørteams og den lokale bestyrelse.
Plan
Oplægget fik navnet ”Plads til alle, – Økonomi og finansiering efter indsats” og der blev iværksat en plan i 3 trin for skabe konsensus om at lave en ensartet standardmodel.
Proces og Plan
Opgave:
Efter at oplægget ”Plads til alle, – Økonomi og finansiering efter indsats” var blevet vedtaget på alle lokale generalforsamlinger som på de nationale, gik opgaven tilbage til SOPORG, med følgende 3 formuleringer:
- Udarbejd en nationalt ensartet budget og tilskudsmodel som kan bruges af alle Shindenkan skoler.
- Udarbejde en national kontrolfunktion, således at alle Shindenkan skoler bliver kontrolleret af en national instans.
- Lav en årlig National revision og kontrol af alle Shindenkan Skoler.
National revision marts 2017
Lidt over et år efter at Kimu Sensei startede processen skulle den årlige nationale kontrolfunktion kører for første gang i Shindenkan. Medlemmerne af SOPORG blev samlet på et lederseminar over 4 dage – for at udfører den Nationale Shindenkan Kontrolfunktion.
National kontrolfunktion
Den nationale kontrolfunktion i Shindenkan følger en fast proces på 5 step og har til formål at sikre at de enkelte Shindenkan skoler følger reglerne for tilskud til de lokale ledere. Kontrolfunktionen blev udført på denne måde:
- Indsaml foreningsregnskaber og kontoudtog fra de sidste 5 år fra hver Shindenkan skole.
- Vælg tre uvildige SOPORG revisorer pr. skole således at ingen revidere sig selv!
- Udfør revision af Shindenkan skolerne, herunder: Revider alle indtægter, udgifter, indgående tilskud, udgående tilskud og fordeling i forhold til værdiskabelse, herunder check:
- Hvor meget de enkelte chefinstruktører har fået i tilskud fra de skoler de er tilknyttet.
- Hvor meget de enkelte chefinstruktørers har haft af egenbetaling.
- Er tilskuddet og egenbetalingen i overensstemmelse med de faktiske udgifter.
- Har der været uregelmæssigheder i nogen af skolerne. Hvis der har, skal dette rapporteres til den lokale bestyrelse, som så skal tage stilling til hvad som skal gøres. Det nationale kontroludvalgs opgave er, at kontrollere og revidere iht. GF17 udvalgs regler, nationale vedtægter og retningslinjer, men ikke kan tage lokale beslutninger, men kun henstille og gøre en sag transparent for den lokale foreningsbestyrelse.
- Opsæt alle skolerne i ensartet skabelon og sammenlign.
- Kimu Sensei laver herefter som eneste uvildige, en revision af alle skolers tilskudsregnskaber og budget model, som har gennemarbejdet og helhedsstruktureret med andre strategiske og taktiske fokusområder i hele sin 14 dages påskeferie. Hvorefter han præsenterer dette for hele kontroludvalget, SOPORG, Executive Commitee og Nationale bestyrelser for godkendt indstilling til de lokale generalforsamlingers vedtagelse eller afvisning. Dernæst er det den nationale generalforsamling. Vedtages det hele her, er værktøjet, strukturen og procesforløbet automatisk skabt til fremtidens år. Ens for alle, standardiseret på kryds og tværs af organisationen og transparant. Fuldstændig i overensstemmelse med de lokale skolers og Nationale generalforsamlings beslutninger fra 2016 og opgaven vil dermed være løst.
Samarbejdet
Der blev arbejdet hårdt med alle tal og budgetter gennem de 4 første steps og vi havde et godt samarbejde, hvor vi arbejde hurtigt og effektivt, udfordrede alle regnskaber og budgetter. Det tog os 3 dage inden vi blev klar til step 5 – Kimu Senseis uvildige revision. Da Kimu Sensei gik i gang med hans revision, blev det klart for os alle, og vi blev igen påmindet om, at han er vant til at lynhurtigt at planlægge og gennemføre sådanne regnskaber og revisioner – og vi blev udfordrede på hver detalje i alle skoler :-). Og vi måtte tilbage til hver enkelt Shindenkan skoles regnskab og tage det en gang til.
Eksekvering
Det blev en rigtig god oplevelse – Vi havde et godt samarbejde, en stemning hvor vi arbejde hårdt og hjalp hinanden, – indtil den nationale kontrolfunktion var færdig. Endnu engang var det et fantastiske samarbejde og en super stemning der havde været mellem Kimu Sensei og SOPORG under hele lederseminaret og der var meget lærerigt. Vi havde alle chance for at vise hvem vi er, hvad vores kompetencer kan bruges til når der skal skabes værdi til Shindenkans medlemmer – the Shindenkan way – gensidig respekt og accept og Hvad er viden værd, hvis den ikke anvendes.
